No mundo em que vivemos, a comunicação pessoal e profissional está cada vez mais restrita a mecanismos como Outlook, Messenger, Skype e outros. Que prioridade, então, devemos estabelecer para os tempos de resposta? Ou melhor, a quem devemos responder primeiro?
• O MSN que cisma em piscar quando se está realizando alguma outra tarefa
• A mensagem de email que aparece no canto inferior direito da tela e nos faz largar tudo que estamos fazendo para correr para o Outlook
• Ou a chamada de voz ou texto do Skype
Tenho amigos que preferem deixar o MSN desligado ou mesmo com o status “Aparecer offline” para que só se comuniquem com quem realmente desejam falar, evitando assim aqueles conhecidos ou amigos que insistem em conversar sobre o programa do próximo fim de semana, mesmo vendo que o status na tela é “Ocupado”.
Como preciso de certa organização para realizar minhas tarefas diárias, gostaria de verdade de deixar um pouco de lado a mentalidade do Windows de ser multitarefa e realizar cada trabalho a seu tempo. Terminar uma para começar outra.
Ou seja, como meta para esse ano queria não ficar tentada a parar o que estou fazendo (como por exemplo, a criação deste post) para ir correndo ler a mensagem que o Outlook acabou de avisar que chegou.
Por outro lado, o profissional da atualidade tem de ser cada vez mais versátil e ”descolado”. Espera-se que ele “assobie e toque gaita ao mesmo tempo”, mas se houver alguma limitação de sua parte (mesmo que seja no tempo de resposta) ele começa a ser mal visto.
Também concordo que um pouco de vitamina C e flexibilidade não fazem mal a ninguém porque um dos emails que chega enquanto você executa uma determinada tarefa pode ser prioritário em relação à tarefa em andamento.
Ao consultar diariamente seu email (pessoal ou profissional) eu aconselharia a seqüência abaixo:
1) Uma leitura rápida de todos eles
2) A sinalização por cores, usando o recurso do Outlook. Você pode usar, por exemplo, o vermelho para os emails que precisam de verificação urgente e cores menos fortes para os emails que não demandam tanta pressa. Além disso, também pode sinalizar os emails que estão pendentes, que estão à espera da resposta de outra pessoa ou que dependem de alguma informação que você ainda não possui
3) Uma segunda leitura dos emails sinalizados de acordo com a ordem de prioridade criada
4) Em seguida, encaminhe aqueles que já podem ser respondidos e arquive-os nas subpastas criadas abaixo da Caixa de Entrada.
Uma maneira segura de arquivamento e conseqüente busca por informações de projetos passados é a criação de um arquivo .pst para cada projeto e por stakeholder do projeto. Estes .psts são arquivados no servidor da empresa e, dessa forma, qualquer pessoa pode, por exemplo, pesquisar o email do gerente do projeto à procura de uma resposta ou de uma solução dada para um determinado problema. Se não for possível que todos os stakeholders façam este arquivamento, já ajudaria bastante se pelo menos o gerente do projeto seguisse essa dica.
